Marchés publics
Accéder à ce siteLa nouvelle politique d'achat
Adoptée par délibération du 23 juin 2022, la nouvelle politique achat de la région Hauts de France prend en compte la dimension responsable des achats mise en avant par les textes législatifs récents. : lois AGEC, Résilience-Climat et le Plan National des Achats Durables.
- La loi AGEC vise à développer les achats de fournitures courantes reconditionnées, recyclées ou réemployées (avec un seuil minimal de 20%).
- 100 % des marchés devront comporter une clause environnementale et un critère du même type d’ici août 2026.
- 30 % des marchés devront comporter une considération sociale.
- La loi résilience-climat impose également la rédaction et la communication d’un schéma de promotion des achats socialement et écologiquement responsables (SPASER) avec des obligations d’indicateurs au 1er janvier 2023.
Elle vise par ailleurs à décliner les objectifs de proximité, réactivité et à anticiper les enjeux de la Région de demain en intégrant les enjeux rev3. Pour chaque axe de la politique achat, ont été ciblés des axes transversaux ou critères des référentiels rev3 existants.
Enfin elle poursuit les actions de soutien et de relance de l’économie locale, en intégrant les objectifs de développement durable par le biais du développement de la fonction achat en interne.
Comme l’impose la loi Résilience-Climat, cette délibération vaut Schéma de Promotion des Achats Socialement et Ecologiquement Responsables (SPASER), avec des obligations d’indicateurs à suivre et à publier.
Présentation de la politique achat
Véritable feuille de route de la démarche achat, la politique achat vise à concilier le soutien des entreprises régionales, les enjeux sociaux et environnementaux visés par REV3 et la performance achat.
Elle s’articule autour de 6 principes généraux d’action :
et se décline en 3 axes principaux :
Chacun de ces axes est décliné en objectifs qui comprennent chacun des fiches actions opérationnelles qui précisent les actions à mener pour atteindre ces objectifs.
Ainsi la politique achat, c’est 3 axes principaux, 11 objectifs et 39 fiches action.
Présentation des axes de la politique achat
La politique achat s’articule autour de 3 axes principaux :
Cet axe comprend 3 objectifs :
- Une commande publique régionale au bénéfice des entreprises du territoire
- La Région, un co-contractant engagé dans l'équilibre des relations contractuelles
- La Région attentive à la responsabilité de ses fournisseurs
- La Région attentive à la responsabilité de ses fournisseurs
Il a pour objectif de soutenir l’économie locale par les achats publics dans le respect des règles de la commande publique et à développer l’attractivité de la commande publique régionale.
Si la précédente politique achat avait permis de progresser dans ce domaine, l’objectif est aujourd’hui de renforcer ces acquis.
Ainsi, par la mise en place de clauses équilibrées et grâce à un dialogue avec les partenaires locaux, la commande régionale permettra de soutenir l’économie locale.
Cibles
- 85 % d’entreprise régionale (siret) sur 2022/2028 en volume contracté.
- 70 % de TPE/PME en volume contracté sur 2022/2028
- labellisation Fournisseurs Achats Responsables d’ici fin 2024.
Cet axe comprend 4 objectifs :
- Se doter d’un référentiel achat public REV3
- Accompagner la transition énergétique dans les opérations de travaux
- Economie circulaire et l’économie de la fonctionnalité
- Volet social et respect des droits fondamentaux
A la suite des récentes dispositions législatives et notamment la Loi Résilience et Climat qui impose que
100 % des marchés comportent une clause et un critère environnemental et une disposition sociale d’ici 2026, cet axe a pour objectif de veiller à ce que les achats régionaux soient respectueux des enjeux sociaux et limitent les impacts environnementaux.
Sur le plan environnemental, l’objectif est de travailler sur le besoin, son expression et sur les solutions alternatives durables qui peuvent exister. Ainsi, l’intégration de la performance énergétique dans les marchés de travaux, le recours à l’économie circulaire et l’analyse du cycle de vie seront au cœur de la démarche d’achat.
Pour soutenir cet objectif, la DIRAP et la DTRI travaillent à l’élaboration d’un référentiel REV3 pour les achats de la Région.
Sur le plan social, l’objectif est de poursuivre les actions en faveur des publics éloignés de l’emploi. Par ailleurs, la Région s’attachera à développer d’autres formes de considérations sociales (lutte contre les discriminations, respect des droits fondamentaux).
Sur le plan environnemental, l’objectif final est que l’ensemble des marchés régionaux soient assortis d’une clause environnementale et d‘un critère d’ici 2026.
Sur le plan social, l’objectif et d’accentuer la part de marchés comportant une disposition sociale spécifique fin 2025.
Cibles
- 100 % des marchés régionaux comporteront des prescriptions environnementales et un critère d’ici août 2026 (Objectif intermédiaire : 60 % d’ici août 2024).
- 30 % des marchés régionaux comporteront une disposition sociale d’ici fin 2025 (Objectif intermédiaire : 20 % d’ici août 2024).
Cet axe comprend 4 objectifs :
- D’une logique de procédure à une logique de performance
- Contribuer au plan d’économie de l’administration
- Simplifier les process internes et la dématérialisation intégrale
- Promouvoir l’éthique et la déontologie de tous les acteurs
L’objectif de cet axe est d’améliorer l’efficacité et l’efficience de la démarche achat au sein de la Région. En effet, la politique achat fait de la performance achat un enjeu essentiel.
Cet axe permet ainsi de développer une stratégie achat efficace pour améliorer l’efficience du process achat et de répondre aux exigences du plan d’économie régional qui fixe un objectif de 5 % d’économie d’ici la fin du mandat.
Pour réaliser ces économies, il faudra chercher à redéfinir les besoins, se questionner sur les usages afin d’éviter certaines dépenses non essentielles, exploiter davantage le sourcing et la négociation.
Pour soutenir cette démarche, la DIRAP s’attachera à simplifier le process et les documents de la démarche achat, à accélérer la démarche de dématérialisation totale, à généraliser la signature électronique.
Par ailleurs, dans le cadre du plan de probité, il conviendra d’intégrer, de prévenir et de corriger si besoin les risques identifiés dans le référentiel de l’agence française anti-corruption (prise illégale d’intérêt, corruption, favoritisme…).
Cibles
- 80 % des dossiers font l’objet d’une stratégie achat
- Economie de 5 % sur les achats régionaux sur le mandat
Candidater à un marché public
N’hésitez pas à télécharger les formulaires pour chacune de vos candidatures car ils sont régulièrement mis à jour.
La Région simplifie les démarches des entreprises en proposant dans le cahier des charges de nombre de ses consultations une attestation et déclaration sur l'honneur (qui remplace le DC1 et le DC2)
Aucun justificatif ne vous est demandé à la remise de l’offre, il suffit de compléter l’attestation et déclaration sur l’honneur fournie par la Région :
- Pas de signature
- Le cachet de l’entreprise suffit
Seule l’entreprise qui remporte le marché devra fournir les justificatifs de candidature (références, chiffres d’affaires etc.) et d’attribution.
Lorsque plusieurs entreprises se regroupent dans un groupement d’entreprises pour répondre à un appel d’offres, qu’il soit conjoint ou solidaire, il est obligatoire de désigner un des membres comme mandataire.
Le dossier de candidature pour un groupement doit contenir les éléments suivants :
- La lettre de candidature. Elle indique alors la nature du groupement (solidaire ou conjoint), fournit les coordonnées de tous les membres du groupement, le mandataire en détaillant les pouvoirs qui lui sont délégués (DC1),
- La déclaration du candidat qui regroupe les informations sur la forme juridique de la société, l'identité des personnes habilitées à l'engager et le chiffre d'affaires des 3 derniers exercices, pour chaque membre du groupement (DC2).
Pour l'offre, le groupement remet un seul acte d’engagement et une seule réponse technique qui est constituée des contributions de tous les co-traitants rassemblées par le mandataire.
Le DC4 qui est le formulaire de déclaration de sous-traitance doit être signé par le l’entreprise principale et par l’entreprise sous-traitante.
La sous-traitance n'est possible que pour les marchés de services ou de travaux.
La réglementation des marchés publics exige une égalité de traitement entre les candidats.
- La Région n’évincera donc pas un candidat qui serait une jeune entreprise.
- Cependant, l’entreprise concernée devra apporter tous les éléments de nature à justifier de sa capacité (technique et financière) à exécuter le marché public.
Pour une demande d’information complémentaire sur un marché public déterminé (sur le plan administratif ou technique) vous devez poser votre question sur la plateforme des marchés publics. En effet, si la réponse peut apporter une connaissance spécifique ou un avantage à un candidat pour la compréhension du projet, l'ensemble des candidats doivent être informés pour que soit respecté le principe de l’égalité de traitement.
La Région apportera donc sa réponse directement sur la plateforme pour que tous les candidats puissent en prendre connaissance.
Pour un marché d’un montant égal ou supérieur à 5 000 € HT, l’entreprise retenue doit fournir une attestation de vigilance qui permet à la Région de vérifier qu'elle est à jour de ses obligations de déclaration et de paiement de cotisations à l'égard de l'Urssaf. L'attestation de vigilance est délivrée par l'Urssaf uniquement en ligne.
En plus de l'attestation de vigilance, le candidat retenu doit fournir 2 autres attestations : le certificat social et l'attestation fiscale.
Attention : les mêmes obligations s'imposent aux contrats de sous-traitance d'au moins 5 000 € HT, c'est-à-dire que le titulaire d'un marché public doit fournir les pièces prouvant que son sous-traitant respecte lui aussi ses obligations.
Pour aller plus loin :
L’entreprise qui a gagné un marché public ne peut demander le paiement de ses prestations que lorsqu'elles ont été réalisées et que la Région a constaté qu'elles sont conformes au contrat signé. C’est ce que l’on appelle le principe du service fait.
Pour un marché d'un montant supérieur à 50 000 € HT, l’entreprise peut demander une avance et le préciser sur son acte d’engagement.
Elle a également le droit à des acomptes dans la mesure où ils correspondent à la valeur des prestations déjà réalisées.
A la réception de la facture de l’entreprise, la Région dispose d’un délai de 30 jours pour effectuer le règlement.
Pour aller plus loin :
Dématérialisation des marchés public
Les DCE des marchés publics de la Région sont accessibles et téléchargeables sur la plateforme des marchés publics.
Pour les marchés relatifs à la formation professionnelle, ils sont disponibles sur la plateforme dédiée
Depuis le 1er octobre 2018, les procédures de marchés publics sont entièrement dématérialisées et les offres doivent être envoyées sur le profil acheteur de la Région.Cependant, le candidat peut transmettre une copie de sauvegarde.
Une copie de sauvegarde est une copie des dossiers électroniques des candidatures et offres, destinée à se substituer, en cas d’anomalies aux dossiers des candidatures et des offres transmis par voie électronique. La copie de sauvegarde figure sur un support physique électronique.
Elle doit être remise avant la date limite de remise des offres et comporter la mention « copie de sauvegarde » et l’intitulé de la Consultation : Objet et n° de lot, le cas échéant.
La copie de sauvegarde ne sera ouverte que dans les cas suivants :
- Programme informatique malveillant détecté dans les candidatures ou les offres transmises par voie électronique.
- Candidature ou offre transmise par voie électronique et non parvenue dans les délais ou n’ayant pu être ouverte (la copie de sauvegarde a dû parvenir dans les délais).
La copie de sauvegarde ne peut pas être ouverte :
- Si elle arrive hors délai : le rejet d’une copie de sauvegarde parvenue après l’expiration du délai de remise des offres n’implique aucunement le rejet de l’offre électronique elle-même, si elle a été reçue par l’acheteur public via le profil acheteur dans les délais
- Si l’offre dématérialisée n’arrive pas sur le profil acheteur et que le candidat n’est pas en mesure d’apporter la preuve qu’il l’a envoyée dans les délais.
Dans ce cas, l’offre est considérée comme hors délai et est jugée irrecevable donc ne sera pas analysée.
Précision : Pour être accepté, le téléchargement de l’offre du candidat doit être intégralement terminé à l’heure de clôture de la consultation.
En cas de remise de plusieurs plis, seul le dernier réceptionné dans les délais sera pris en compte : il faut impérativement insérer dans les envois successifs tous les documents exigés.
Le certificat de signature électronique est l’équivalent numérique de la signature manuscrite. Il est nominatif et délivré à une personne disposant du pouvoir d’engager la société qui répond à la consultation (mandataire social ou délégation de pouvoir).
Il en existe plusieurs sortes qui ne peuvent pas tous être utilisés pour répondre à un marché public. Il vous faut un RGS** minimum. Le site PLACE fournit la liste des autorités de certifications délivrant des certificats électroniques répondants au RGS ainsi qu’à la norme européenne (eIDAS).
Un certificat de signature électronique s’obtient en pratique dans un délai de 15 jours à un mois environ.
La Région ne l’impose pas toujours lors du dépôt de l’offre mais si vous remportez le marché, il sera indispensable pour le signer.
Les modalités liées à la dématérialisation s’appliquent :
- aux co-traitants : ils peuvent habiliter le mandataire pour signer pour eux s’ils le souhaitent, sinon chaque membre du groupement doit utiliser son propre certificat
- aux sous-traitants : ils doivent utiliser leur propre certificat.
Outils de dématérialisation
La plateforme des marchés publics vous permet de paramétrer une alerte par secteur d’activité sur les consultations de la Région : chaque fois qu’une nouvelle annonce est publiée, vous êtes informés par mail.
Pour aller plus loin : Guide « Comment consulter les consultations en cours ? »
Testez votre configuration de poste informatique : avant tout envoi d’offre électronique, testez la conformité de votre configuration informatique via la fonctionnalité du profil acheteur.
Entraînez-vous au dépôt : le profil acheteur vous propose une consultation test pour tester le dépôt « grandeur nature » sans risque.
- Définissez une politique de gestion du compte de votre entreprise : votre entreprise ne peut détenir qu’un seul compte, Paramétrez plutôt une adresse de messagerie générique accessible par plusieurs collaborateurs et qui soit pérenne dans le temps, même en cas de changement d’équipe.
- Attention aux filtres anti-spam : les courriels envoyés via le profil acheteur le sont depuis l'adresse électronique : «notification-service@achatpublic.com». Si vous utilisez un filtre anti-spam, il convient donc d’ajouter cette adresse dans la liste blanche de votre messagerie afin que les courriels (questions-réponses, demande de compléments…) envoyés depuis le profil acheteur ne soient pas filtrés.
- Recommandations de transmission :
- Nommer les fichiers de manière explicite et synthétique sans utiliser de caractères spéciaux (lettres accentuées, / \ou &)
- S’assurer préalablement que les fichiers ne comportent pas de virus. Les fichiers contenant un virus ne seront pas ouverts et donc votre offre ne sera pas prise en compte.
- Ne pas utiliser certains formats, notamment les “.exe”.
- Ne pas utiliser certains outils, notamment les “macros”.
- L’ensemble des fichiers ne devrait pas dépasser 100Mo pour éviter les problèmes techniques.
Contacter l’assistance du profil acheteur par mail : XXX