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Publié le 26/11/2018

Secrétaire général h/f

  • Poste situé à Lille - secrétariat général

Contexte du poste

Le Secrétariat Général, rattaché à la Direction Générale des Services, regroupe les entités en charge des assemblées et du courrier.

Le Secrétariat général organise le fonctionnement de l’assemblée régionale en pilotant le processus délibératif en relation étroite avec les différents pôles. Il pilote les budgets attribués aux groupes politiques. Il propose et met en œuvre une politique d’expédition et d’affranchissement des courriers permettant d’articuler sécurité, rapidité et économie. Il assure la bonne orientation des courriers, quel que soit leur canal d’entrée et contribue au pilotage de leur suivi.
Un nouvel organigramme a été validé en comité technique du 25 novembre 2016.Il prévoit une fonction transversale d’appui au pilotage, un Service « assemblées », composé d’un secteur « Instances » et d’un secteur « Elus » et un service Courrier composé d’un secteur « Enregistrement » et d’un secteur Arrivées/départs ».

Finalité du Métier

Dans le cadre des orientations fixées par la Direction générale, le manager de direction pilote, anime et adapte des dispositifs de mise en œuvre des politiques fonctionnelles ou régionales. Il-elle, impulse, accompagne et met en œuvre les évolutions de l’organisation dans le cadre d’un pilotage optimisé des ressources et des compétences. En outre, il-elle assure le management opérationnel de ses équipes, localisées le cas échéant sur des sites distants (multi-sites).

Activités cœur de métier

  • Représenter l’Administration régionale auprès des institutions, des partenaires
  • Proposer une stratégie d’anticipation et d’action au regard des évolutions sur la thématique ;
  • Proposer une organisation optimisant les ressources ;
  • Conseiller et alerter les élu-e-s, la direction générale et le-la Directeur général-e adjoint-e et aider à la prise de décision ;
  • Proposer le budget de la Direction et suivre son exécution ;
  • Conduire l’élaboration du projet de direction (décliner les objectifs et projets généraux et/ou stratégiques de la collectivité, les traduire en objectifs opérationnels), s’assurer de sa déclinaison, sa mise en œuvre et son ajustement ;
  • Développer le travail collaboratif des unités locales et/ou distantes (multi-sites) ;
  • Piloter et suivre les actions de la direction et rendre compte auprès des différentes instances ;
  • Manager les ressources humaines de la Direction : gestion d’équipes pluridisciplinaires, mise en place de délégations, mobilisation des compétences, motivation des équipes, hiérarchisation des priorités, coordination des entretiens et évaluations annuelles, régulation les relations internes, préservation de la qualité des conditions de travail, etc... ;
  • Favoriser la circulation de l’information et de la communication ;
  • Dans le cadre des orientations stratégiques, prendre toute décision à l’échelle de la direction au moyen d’éléments de diagnostic et d’analyse ;
  • Favoriser la transversalité tant en interne de la Direction qu’avec d’autres directions partenaires ;
  • Évaluer l’activité de la direction et partager les résultats avec sa hiérarchie et ses équipes ;
  • Contribuer à la sécurisation de l’Institution en garantissant la mise en œuvre des processus définis.

Activités complémentaires liées au poste

Pilotage du projet sur le processus délibératif

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Candidature à adresser à  emploi@hautsdefrance.fr