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Publié le 18/12/2018

Cadre administratif h/f

  • Poste situé à Amiens ou Lille - secrétariat général - services instances

Finalité du métier

Accompagner la mise en place et le déploiement  d’une nouvelle politique en faveur de la redynamisation des centres villes et centre bourgs sur le territoire Hauts-de-France.
Travail au sein d’une mission dédiée à cette nouvelle politique composée de quatre agents.

Finalité du poste

  • Analyser les risques juridiques dans le processus délibératif et être force de proposition pour sécuriser la prise de décision.
  • Participer et assurer la gestion administrative, technique et juridique du processus délibératif et des instances

Contexte du poste

Le Secrétariat Général, rattaché à la Direction Générale des Services, regroupe les entités en charge des assemblées et du courrier.
Le Secrétariat général organise le fonctionnement de l’assemblée régionale en pilotant le processus délibératif en relation étroite avec les différents pôles.Il pilote les budgets attribués aux groupes politiques, suit les crédits de formation des élus, les mandats spéciaux et l’ensemble des désignations de la collectivité.Il propose et met en œuvre une politique d’expédition et d’affranchissement des courriers permettant d’articuler sécurité, rapidité et économie. Il assure la bonne orientation des courriers, quel que soit leur canal d’entrée et contribue au pilotage de leur suivi.

Le Secrétariat Général est structuré en

  • une strate Direction composée
    - du secrétaire général et de la secrétaire générale adjointe
    - d’un pool d’assistance de direction (2 assistantes)
    - d’une fonction transversale d’appui au pilotage (un responsable de projet et une gestionnaire administrative et financière en charge du budget et des marchés)
  • un service « Instances » (une responsable de service, deux cadre administratifs et 9 gestionnaires administratifs)
  • un service « Elus » (un responsable de service, un cadre administratif, 4 gestionnaires administratifs et 55 collaborateurs d’élus)
  • un service « Courrier » (un responsable de service) composé d’un secteur « Enregistrement » (une responsable de secteur, une coordinatrice fonctionnelle, un coordinateur du site amiénois, 3 gestionnaires administratifs et 11 agents de courrier) et d’un secteur « Arrivées/départs » (un responsable de secteur, un coordinateur fonctionnel et 7 agents de courrier).

Activités liées au métier

  • Etre force de proposition méthodologique pour faciliter la mise en œuvre des politiques / programmes /dispositifs
  • Elaborer, formaliser et mettre en œuvre des actions/outils liées au domaine d’activité pour aider à la décision
  • Coordonner, analyser et suivre la prise en charge des actions proposées
  • Assurer un contrôle des process et contribuer à sécuriser les pratiques d’actions spécifiques dans les domaines administratifs, financiers et juridiques
  • Réaliser un bilan et assurer un suivi des solutions préconisées
  • Apporter un appui administratif et ou financier (rédaction de rapport d’activité, note, préparation de dossier complexe…)
  • Créer et alimenter des tableaux de bord
  • Etre un relais permanent entre les acteurs opérationnels et son domaine d’expertise (administratif, financier)
  • Assurer un conseil aux porteurs de projets
  • Proposer et mettre en œuvre des processus d’améliorations continus

Activités spécifiques liées au poste

Sécuriser le processus délibératif :

  • Gérer la prévention du risque de conflit d’intérêts et, a fortiori, de prise illégale d’intérêt.
  • Informer et sensibiliser les élus et leurs assistants sur les risques encourus dans le cadre des instances
  • Veiller et participer à la sécurisation du processus délibératif (contacts avec les Pôles, Directions et collaborateurs des Président-e-s de commission thématique, sécurisation des délibérations, envoi des dossiers instances aux élus, création des documents supports de séance,  suivi des amendements, suivi des argumentaires, gestion des suites à donner post-séance : renseignements des résultats de vote sur les délibérations, contrôle de légalité, anonymisation, publicité, archivage)

Participer à l’organisation des activités du service :

  • Assurer un rôle de référent de proximité (sans responsabilité hiérarchique) auprès des membres amiénois du service « Instances ».
  • Contribuer à la gestion en amont et en aval des instances (commissions thématiques, commission permanente, séance plénière, commissions consultative des services publics locaux ; secrétariat de séance : suivi des états de présence, des pouvoirs, des votes, des suites à donner…)

Autres activités :

  • Développer et entretenir des relations régulières (téléphone, mail, déplacement) avec les collègues basés à Lille (organisation du service par binôme sur deux sites) ainsi qu’avec les collègues du service « Elus » en charge des désignations (outil SIDEO)
  • Exploiter et contribuer au développement et à l’amélioration continue des outils de gestion du processus délibératif régional et de sa dématérialisation (ODIN, KBOX, ELISE, INTRANET, SIDEO…)
  • Participer à la mise à jour du guide de procédures de l’activité des instances (tutoriel)
  • Contribuer au développement de l’analyse qualitative et quantitative de l’activité des instances

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Candidature à adresser à emploi@hautsdefrance.fr