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Publié le 03/05/2019

Assistant de direction h/f

  • Poste situé à Lille - secrétariat général

Contexte du poste

Au premier janvier 2016, la Région Nord-Pas de Calais - Picardie est née, suite à la loi du 16 janvier 2015 relative à la délimitation des régions, élections régionales et départementales et modifiant le calendrier électoral. Il s'agit à la fois d'un nouveau territoire avec des caractéristiques géographiques, démographiques, économiques, etc.., et d'une nouvelle institution qui est à construire et à faire vivre. La Région compte désormais près de 9 000 agents répartis sur plusieurs sites différents : services centraux à Lille et Amiens, services déconcentrés sur le territoire, lycées, ports. Les 170 conseillers régionaux issus des élections des 6 et 13 décembre 2015, se sont réunis le 4 janvier 2016 dans l'hémicycle du Conseil régional Nord Pas de Calais - Picardie, à Lille, siège de région provisoire de la nouvelle grande région. Cette séance d'installation a permis d'élire le nouveau président, les 15 vice-président(e)s et de constituer la commission permanente.

Le poste d'Assistant(e) de Direction est positionné auprès auprès de la Conseillère Régionale en charge la délégation « Algérie et Tunisie » et du Président de Commission en charge de « l’audit interne, contrôle de gestion »

Finalité du métier

Apporter un appui permanent au manager (Elu-e, responsable de Pôle, directeur-trice, responsable de département) en terme d’organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil. Jouer le rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs (interne et externe).

Activités cœur de métier

  • Organiser la vie professionnelle du manager (gérer l’agenda, organiser les déplacements, réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques, assurer le classement des dossiers) ;
  • Organiser, préparer et suivre les réunions (prévoir la logistique, formaliser un ordre du jour) ;
  • Rédiger et assurer le suivi des comptes rendus ;
  • Assurer un suivi des actions validées en réunion ;
  • Filtrer et relayer les éléments d’alerte au manager ;
  • Collaborer à la gestion administrative des ressources décentralisée dans l’entité (gérer les absences et les congés, gérer les fournitures et moyens nécessaires au bon fonctionnement de l’entité) ;
  • Assurer la gestion et l’orientation du courrier entrant et contrôler les courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques) ;
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique (informer, conseiller et traiter les demandes, transmettre les messages)

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Candidature à adresser à  emploi@hautsdefrance.fr