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Publié le 04/06/2019

Assistant administratif h/f

  • Poste situé à Lille - direction des relations institutionnelles

Contexte du poste

  • Double rattachement au Cabinet du Président et au Directeur Général des Services,
  • Direction assurant l’interface entre les services, le Cabinet et les partenaires extérieurs.
  • Travail en transversalité au sein de l’institution et en lien avec les partenaires extérieurs.
  • Gestion, mises à jour et développement des fichiers institutionnels et thématiques.

Finalité du Métier

Assister la manager, l’équipe, le chargé de mission dans les domaines administratif, organisationnel et logistique du secteur d’activité.

Activités coeur de métier

  • Réaliser l'ensemble des actes de gestion en lien avec sa thématique (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion, mise en forme…) ;
  • Participer à la mise en oeuvre et au suivi des dossiers ;
  • Prendre en charge l’organisation logistique de manifestations (réunion, événement…) ;
  • Assurer un premier niveau d’analyse des dossiers liés à son portefeuille ;
  • Préparer les éléments en vue de la prise de décision, de réunions ou d’instances ;
  • Apporter un 1er niveau d’information dans sa thématique d’intervention ;
  • Assurer la circulation de l’information aux différents partenaires ;
  • Contribuer à la gestion des données (alimentation des tableaux de bord ou logiciel, sécurisation et fiabilisation des données) ;
  • Participer à la rédaction des bilans et rendre compte de l’activité ;
  • Identifier et signaler les dysfonctionnements ;
  • Contribuer à la définition des besoins et à l'organisation de l'activité liée à son domaine d'intervention ;
  • Contribuer à l’évolution des méthodes de travail et proposer des améliorations des procédures existantes ;
  • Participer à l’archivage des dossiers.

Activités complémentaires liées au poste

  • Prendre en charge des dossiers spécifiques.
  • Mettre à jour quotidiennement les données dans le logiciel dédié au fichier.
  • Mettre en place des tableaux de bord d'activités du service.
  • Effectuer toute recherche nécessaire à l'enrichissement et au développement du fichier.
  • Appui technique au manager sur la dimension CNIL.
  • Exécuter toute mission afin d'assurer le bon fonctionnement du service.

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Candidature à adresser à  emploi@hautsdefrance.fr